Prawdopodobieństwo ujęcia projektu w Rocznym planie kontroli rośnie wraz z jego wartością. Wzrasta też w przypadku beneficjentów realizujących więcej niż jeden projekt.
Kontrole prowadzone przez Instytucję Zarządzającą tak naprawdę działają na korzyść województwa i wszystkich beneficjentów Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury. Po pierwsze, lepszym rozwiązaniem jest nałożenie korekty na dane zamówienie w wysokości np. 5% niż odmowa refundacji objętych nim wydatków w całości. Po drugie, w wyniku nakładania korekt finansowych na beneficjentów pieniądze wracają do programu i zasilają kolejne projekty, np. znajdujące się na listach rezerwowych. Po trzecie, ważne jest zachowanie szczelności całego systemu wdrażania programu. – Nie możemy dopuścić do przekroczenia tzw. progu istotności, czyli dopuszczalnego poziomu błędów w realizacji RPO. Komisja Europejska określiła go na 2% wartości programu – dodaje Zbigniew Cieciuch. Gdyby w wyniku kontroli organów zewnętrznych próg został przekroczony, Komisja Europejska nałożyłaby na region karę. Konieczność zwrotu do KE kilkudziesięciu mln euro mogłaby poważnie skomplikować wywiązanie się ze zobowiązań zarządu województwa wobec beneficjentów.
Jak się przygotować
Podstawowa zasada, której należy się trzymać, to rygorystyczne przestrzeganie umowy o dofinansowanie. Istotne jest przestrzeganie prawa zamówień publicznych oraz – w wypadku przedsiębiorców – zasady konkurencyjności. Jeśli unijne fundusze wykorzystujemy zgodnie z celami określonymi we wniosku o dofinansowanie oraz mamy kompletną i przejrzystą dokumentację, nie musimy się bać.
O planowej kontroli na miejscu beneficjent jest informowany co najmniej 5 dni przed jej rozpoczęciem. Pismo z zawiadomieniem zawiera w szczególności: oznaczenie jednostki kontrolującej, podstawę prawną przeprowadzenia kontroli, imiona i nazwiska członków zespołu kontrolującego, nazwę i siedzibę podmiotu kontrolowanego, temat i zakres kontroli, termin rozpoczęcia czynności kontrolnych oraz wykaz dokumentów, które należy przygotować do kontroli. W skład zespołu wchodzi co najmniej dwóch pracowników Biura Kontroli, w tym koordynator. Dodatkowo w razie potrzeby Instytucja Zarządzająca ma prawo posiłkować się ekspertami zewnętrznymi.
W przypadku kontroli doraźnej beneficjent zwykle jest informowany przynajmniej dzień przed jej rozpoczęciem. Ale zespół kontrolujący może działać z całkowitego zaskoczenia. Wówczas beneficjent, który świadomie doprowadził do nieprawidłowości, nie ma możliwości zatarcia śladów czy spreparowania dowodów.
Kontrola projektu generalnie nie jest wymierzona przeciwko beneficjentowi. Przebiega sprawniej i trwa krócej, jeżeli beneficjent dobrze się do niej przygotuje. Powinien zgromadzić i uporządkować wszystkie dokumenty, o które został poproszony w piśmie informującym o kontroli. Ponadto powinien zapewnić podczas kontroli obecność osób odpowiedzialnych za realizację projektu, które w sposób rzeczowy udzielą wyjaśnień.
– Nie należy mylić kontroli z audytem. Kontrole mają na celu sprawdzenie prawidłowości realizacji projektu i wykorzystania funduszy zgodnie z określonymi celami oraz kompletności i przejrzystości dokumentacji. Natomiast audyt pełni funkcję prewencyjną i służy utrzymaniu odpowiedniej jakości procesu lub funkcjonowaniu jednostki – wyjaśnia Beata Romaszko-Klimaszewska, kierownik Biura Kontroli. – Wnioskodawcy ubiegający się o środki z RPO WiM mają możliwość ujęcia w kosztach kwalifikowanych wydatków na przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu. Rzetelnie przeprowadzony audyt stanowi niezależne potwierdzenie prawidłowości realizacji projektu dofinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
Uchybienia i nieprawidłowości
Niektóre z uchybień stwierdzonych podczas kontroli nie pociągają za sobą korekt finansowych. Należą do nich błędy formalne w dokumentach finansowych, brak procedur dotyczących zasad przechowywania dokumentacji projektowej, brak realizacji niektórych działań promocyjnych zaplanowanych w ramach projektu. Dodatkowo korekty finansowej nie powodują uchybienia, które można usunąć w trakcie trwania czynności kontrolnych.
Wśród poważniejszych nieprawidłowości, skutkujących nałożeniem korekt finansowych, można wymienić: niezgodność realizacji projektu z wnioskiem o dofinansowanie, naruszenia obowiązujących przepisów prawa wspólnotowego lub krajowego (głównie w zakresie udzielania zamówień publicznych), nieprzestrzeganie wewnętrznych uregulowań, niezgodność poniesionych wydatków z wytycznymi dotyczącymi kwalifikowalności.
W 2012 r. Instytucja Zarządzająca RPO WiM przeprowadziła 71 kontroli planowych, w tym 15 kontroli trwałości projektów, a także 20 kontroli doraźnych (na miejscu i na dokumentach). Ponadto przeprowadziła 172 kontrole na zakończenie realizacji projektu, zweryfikowano 149 audytów zewnętrznych przeprowadzonych na zlecenie beneficjentów.
W przypadku projektów indywidualnych oraz przedsięwzięć, w których wartość dofinansowania przekracza 2 mln zł, Instytucja Zarządzająca opiniuje dokumenty przetargowe pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z umową o dofinansowanie projektu. Dotychczas zaopiniowała 38 takich wzorów dokumentów.
W wyniku przeprowadzonych do tej pory czynności kontrolnych Instytucja Zarządzająca nie miała sytuacji, która zmuszałaby do rozwiązania umowy o dofinansowanie. Nałożono w sumie ok. 100 korekt finansowych. Ale w tym przypadku trzeba dmuchać na zimne, by nie dopuścić do sytuacji, w której cały region musi zapłacić za czyjeś błędy.
Jerzy Gontarz