Komunikat Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Warmia i Mazury na lata 2007-2013 z dnia 8 października 2009 r.

Komunikat Instytucji Zarządzającej
Regionalnym Programem Operacyjnym Warmia i Mazury na lata 2007-2013
z dnia 8 października 2009 r.
dotyczący zmiany wymogów w zakresie przedkładania do Instytucji Zarządzającej RPO WiM projektów dokumentacji przetargowej oraz dokumentacji po rozstrzygnięciu postępowania o zamówienie w celu zaopiniowania ich zgodności pod względem podmiotowym i przedmiotowym z Wnioskiem i Umową o dofinansowanie projektu.

Decyzją IZ od dnia 6 października 2009 r. zmieniają się wymogi dotyczące opiniowania dokumentacji pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z Wnioskiem i Umową o dofinansowanie projektu. Opiniowanie przeprowadzane będzie w sytuacji, gdy wartość dofinansowania projektu wynosić będzie co najmniej 5 000 000 zł lub gdy projekt ujęty jest w Indykatywnym wykazie indywidualnych projektów kluczowych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013.
Beneficjenci od dnia 6 października 2009 r. nie są zobowiązani do przedkładania dokumentacji przetargowych do opiniowania pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z Wnioskiem i Umową o dofinansowanie projektu, o ile nie spełniają powyżej wymienionego warunku. Dla umów, w których na chwilę obecną istnieje obowiązek przedkładania przedmiotowej dokumentacji będą przygotowane aneksy w tym zakresie. Złożone do dnia 6 października 2009 r. dokumentacje przetargowe zostaną zaopiniowane w dotychczas obowiązującym trybie.

Jednocześnie mając na uwadze zapewnienie sprawnego przebiegu weryfikacji przekazywanej dokumentacji IZ informuje:
1) Wnioskodawca/Beneficjent zobowiązany jest do przemyślanego opracowywania opisu inwestycji we Wniosku o dofinansowanie projektu i jego załącznikach (np. poprzez unikanie zbytniego uszczegóławiania elementów składowych/ parametrów), w sposób zapewniający bezproblemowe przeprowadzenie zamówienia publicznego. Beneficjent zobowiązany jest do określenia przedmiotu zamówienia zgodnego z założeniami ujętymi we Wniosku o dofinansowanie projektu oraz Studium wykonalności.
2) Po podpisaniu Umowy o dofinansowanie projektu, Beneficjent informuje o zamiarze wszczęcia postępowania o zamówienie publiczne oraz przesyła do weryfikacji:
a) projekt ogłoszenia o zamówieniu,
b) projekt umowy z wykonawcą,
c) projekt SIWZ zawierający opis kluczowego przedmiotu zamówienia zgodny z Wnioskiem o dofinansowanie projektu oraz Umową o dofinansowanie projektu,
d) ewentualne projekty aneksów do umowy z wykonawcą.
W sytuacji, gdy Beneficjent rozpoczął postępowanie na podstawie przepisów o zamówieniach publicznych, a nie dostarczył wcześniej wymaganych projektów dokumentów, zobowiązany on jest do przekazania do IZ zatwierdzonych przez siebie przedmiotowych dokumentów. IZ opiniuje w/w dokumenty pod względem zgodności podmiotowej i przedmiotowej z Umową i Wnioskiem o dofinansowanie projektu oraz stosowania wymaganych elementów promocyjnych i informacyjnych.
3) Przekazywane do zaopiniowania dokumenty powinny zostać podpisane przez osobę upoważnioną do podejmowania decyzji wiążących w imieniu Beneficjenta oraz potwierdzone imienną pieczęcią. W przypadku nieposiadania imiennej pieczęci należy złożyć czytelny podpis oraz pieczęć instytucji. IZ dopuszcza możliwość podpisania w/w dokumentów przez osobę posiadającą pełnomocnictwo do tej czynności, wystawione przez osobę upoważnioną do podejmowania decyzji wiążących w imieniu Beneficjenta. Strony dokumentacji powinny zostać kolejno ponumerowane i parafowane. Dokumentacja powinna być trwale spięta (w sposób uniemożliwiający wyjęcie lub zamianę stron).
4) IZ nie weryfikuje w/w dokumentów pod względem zgodności z PZP.
Za zgodność dokumentów z wymogami ustawy PZP odpowiada Beneficjent.
5) Po zakończeniu postępowania o zamówienie publiczne i podpisaniu umowy z wykonawcą Beneficjent przekazuje do IZ komplet dokumentów dotyczących przedmiotowego postępowania jedynie na jej żądanie.
6) Przekazywane do weryfikacji dokumenty, o których mowa w pkt 5) należy przygotować zgodnie z pkt 3) niniejszego komunikatu.
7) IZ nie opiniuje pod względem podmiotowym i przedmiotowym projektu umowy z wykonawcą, której wartość nie przekracza progu 14 000 euro. Umowy te są weryfikowane podczas ewentualnej kontroli na miejscu realizacji projektu.
8) Pomimo podmiotowego bądź przedmiotowego zwolnienia z obowiązku stosowania ustawy PZP (na podstawie jej zapisów), każdy Beneficjent – przy wyłanianiu wykonawcy usług, dostaw lub robót budowlanych w ramach realizowanego projektu, zgodnie z Umową o dofinansowanie projektu – jest zobowiązany do:
 wyboru wykonawcy w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie i jakościowo ofertę. Beneficjent zobowiązany jest do wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców. W przypadku, gdy Beneficjent otrzyma tylko jedną ofertę uznaje się zasadę konkurencyjności za spełnioną. Równocześnie Beneficjent zobowiązany jest do zamieszczania na swojej stronie internetowej (o ile taką posiada) oraz w swojej siedzibie powyższego zapytania ofertowego. Wybór oferty dokumentowany jest protokołem wyjaśniającym wybór, do którego załącza się zebrane oferty.
 przestrzegania przy wyborze wykonawcy i wydatkowaniu przez Beneficjenta środków prawa wspólnotowego i krajowego m. in. w zakresie zapewnienia zasad przejrzystości, jawności, ochrony uczciwej konkurencji, swobody przepływu kapitału, towarów, dóbr i usług oraz równości szans wykonawców na rynku ofert (w tym upublicznieniu oferty Beneficjenta i dostępu do informacji o ofercie Beneficjenta);
 dołożenia wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności przy wyłanianiu przez Beneficjenta wykonawcy do realizacji usług, dostaw lub robót budowlanych w ramach realizowanego Projektu;
 dokumentowania wydatków w sposób umożliwiający terminową realizację Projektu,
 dokumentowania ww. czynności;
pod rygorem uznania poniesionych wydatków za niekwalifikowane w ramach realizowanego Projektu.
9) Beneficjent zwolniony ze stosowania ustawy PZP na mocy jej przepisów jest zobowiązany do gromadzenia i przedłożenia instytucjom uprawnionym do kontroli dokumentów potwierdzających wywiązanie się z wymogów określonych powyżej, np. pisemne protokoły z negocjacji handlowych (podpisane przez obie strony), pisemne oferty firm konkurencyjnych w stosunku do wykonawcy/dostawcy, z którym Beneficjent podpisze umowę, oświadczenia Beneficjenta uzasadniające dokonanie wyboru wykonawcy/dostawcy.
Powyższe zagadnienia zostały szczegółowo omówione w Komunikacie Komisji Europejskiej dotyczącym prawa wspólnotowego obowiązującego w dziedzinie udzielania zamówień, które nie są lub są jedynie częściowo objęte dyrektywami w sprawie zamówień publicznych (2006/C 179/02), który Instytucja Zarządzająca umieściła na stronie:
http://rpo.warmia.mazury.pl/index.php?page=dzial&dzial_id=201

 

« na górę