W związku z ogólnym charakterem definicji nieprawidłowości oraz z wątpliwościami interpretacyjnymi dotyczącymi kwalifikacji poszczególnych naruszeń Instytucja Zarządzająca RPO Warmia i Mazury 2007-2013 (IZ) poniżej przedstawia podstawowe wskazówki interpretacyjne, które mogą pozwolić Beneficjentom unikać zachowań, które mogą zostać zakwalifikowane jako nieprawidłowości.

Zgodnie z brzmieniem art. 2 pkt 7 Rozporządzenia 1083/2006 za nieprawidłowość należy uważać jakiekolwiek naruszenie przepisu prawa wspólnotowego wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego, które powoduje lub mogłoby spowodować szkodę w budżecie ogólnym Unii Europejskiej w drodze finansowania nieuzasadnionego wydatku z budżetu ogólnego.

IZ wyjaśnia, iż nieprawidłowością będzie jakiekolwiek naruszenie zarówno przepisów prawa wspólnotowego, jak i prawa krajowego (do zapewnienia odpowiedniego stosowania prawa wspólnotowego niezbędne są przepisy prawa krajowego).

Ponadto zgodnie z zapisami Umowy o dofinansowanie projektu Beneficjent zobowiązany jest do realizacji projektu z należytą starannością, w szczególności ponosząc wydatki zgodnie z obowiązującymi procedurami w ramach Programu. Nieprzestrzeganie procedur obowiązujących w ramach RPO Warmia i Mazury 2007-2013 oraz procedur obowiązujących w jednostce Beneficjenta (np. zapisów wewnętrznego Regulaminu zamówień publicznych) kwalifikowane będzie jako nieprawidłowość.

Należy nadmienić, iż kolejnym elementem definicji nieprawidłowości jest wystąpienie szkody (realnej lub potencjalnej) w budżecie ogólnym UE w drodze finansowania nieuzasadnionych wydatków. Należy mieć na uwadze, iż dla zakwalifikowania nieprawidłowości nie ma znaczenia kwota naruszenia i etap realizacji, na którym nieprawidłowość została wykryta.
Podkreślenia wymaga fakt, iż naruszenia, które miały miejsce przed podpisaniem Umowy o dofinansowanie projektu kwalifikowane są również jako nieprawidłowości, a ich skutkiem jest uznanie wydatku za niekwalifikowany w całości lub w przypadku naruszeń związanych z udzielaniem zamówień publicznych nałożenie korekty zgodnie z dokumentem opracowanym przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego pt. „Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE” (tzw. Taryfikator krajowy).

Najczęstszym typem nieprawidłowości pojawiającym się w projektach realizowanych w ramach RPO WiM są: