Instytucja Zarządzająca informuje, iż weryfikacja prawidłowości stosowania przez Beneficjenta procedur udzielania zamówień publicznych jest przeprowadzana podczas kontroli na miejscu tj. w siedzibie jednostki kontrolowanej (odbywa się na oryginałach dokumentów) lub/i w siedzibie jednostki kontrolującej – tzw. kontrola na dokumentach (na uwierzytelnionych kserokopiach oryginałów dokumentów).

Kontrola zamówienia publicznego obejmuje sprawdzenie poprawności przeprowadzenia całej procedury udzielenia zamówienia publicznego. Dokumenty potwierdzające poprawność przeprowadzenia i udzielania zamówienia publicznego weryfikowane podczas kontroli obejmują m.in.:

- szacowanie wartości zamówienia,
- powołanie Komisji Przetargowej,
- ogłoszenie o zamówieniu publicznym podane do publicznej wiadomości w kraju,
- ogłoszenie opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej,
- SIWZ, zmiany do SIWZ/ zapytania, protesty,
- oferty złożone w postępowaniu
- protokół z postępowania oraz inne dokumenty dotyczące procedury wyłonienia wykonawcy,
- dokumenty potwierdzające wybór najkorzystniejszej oferty,
- dokumenty dotyczące środków ochrony prawnej,
- potwierdzenie przekazania oferentom wszelkich informacji związanych z postępowaniem o zamówienie publiczne,
- dokumenty potwierdzające udzielenie zamówienia publicznego,
- Umowa z wykonawcą/ aneksy do Umowy z wykonawcą.

Ponadto w trakcie kontroli m.in. weryfikacji podlegają:

- dokumenty dotyczące podziału zadań i obowiązków Komisji Przetargowej oraz trybu pracy Komisji,
- pełnomocnictwo do reprezentacji Kierownika Zamawiającego,
- dokumenty określające status jednostki kontrolowanej, które umożliwiają sprawdzenie, kto może reprezentować jednostkę,
- pełnomocnictwa wystawione przez Zamawiającego, w przypadku powierzenia przygotowania bądź przygotowania i przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia osobie trzeciej, (pełnomocnictwo może zawierać określony zakres czynności podlegających delegacji lub też całość postępowania),
- zlecenie przeprowadzenia postępowania, w przypadku powierzenia przez Zamawiającego przeprowadzenie procedury udzielenia zamówienia publicznego własnej jednostce organizacyjnej,
- prawidłowość umocowania dla lidera tj. potwierdzenie, iż lider reprezentuje wszystkich uczestników biorących udział w postępowaniu. w przypadku przeprowadzenia zamówienia wspólnie z inną jednostką organizacyjną,
- pełnomocnictwa wystawione przez każdą jednostkę biorącą udział w zamówieniu, w przypadku, gdy zamówienie wspólne ma być przeprowadzone przez jedną osobę fizyczną – (jeśli osoba ta jest pracownikiem jednej z jednostek, jednostka ta powinna również wystawić pełnomocnictwo dla tej osoby),
- rzetelność określenia szacunkowej wartości zamówienia,
- wybór trybu zamówienia,
- spójność informacji zawartych w ogłoszeniu podanym do publicznej wiadomości w kraju i w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej,
- poprawność stosowania obowiązku informacji i promocji zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej, tj. Obowiązki Beneficjentów w zakresie prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej.

Prawidłowość stosowania przez Beneficjentów procedur udzielania zamówień publicznych stanowi jeden z warunków uznania poniesionych wydatków za koszt kwalifikowalny w ramach RPO WiM.

Na podstawie wyniku kontroli, Instytucja Zarządzająca podejmuje stosowne działania w celu uznania wydatków za kwalifikowane/niekwalifikowane w ramach RPO WiM.

W przypadku stwierdzenia nieprzestrzegania bądź naruszenia przepisów Prawa Zamówień Publicznych przez Beneficjenta, Instytucja Zarządzająca klasyfikuje naruszenie jako skutkujące bądź nieskutkujące korektą finansową.

W przypadku stwierdzenia przez Instytucję Zarządzającą naruszenie przepisów PZP o charakterze wywołującym skutki finansowe, dla których nie jest możliwe oszacowanie nieprawidłowo wydatkowanej kwoty, stosuje się odpowiednie zapisy dokumentu „Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE”.