Departament Polityki Regionalnej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego zaprasza do złożenia oferty na wykonanie usługi polegającej na zapewnieniu zaplecza konferencyjnego, a także hotelowo-gastronomicznego na potrzeby organizacji warsztatów Grupy Roboczej ds. Programu Operacyjnego Warmia i Mazury 2014-2020.

1. Termin 18-19 września 2013 r. (18 września 2013 r. rozpoczęcie około godziny 12.00)
2. Uczestnicy warsztatów: Grupa Robocza ds.PRO
3. Razem około 30 osób*
4. Miejsce realizacji: hotel na terenie Olsztyna, posiadający standard co najmniej trzy gwiazdkowy lub odpowiadający kryterium hotelu trzy gwiazdkowego.
5. Usługi:
a )18 września - dzień pierwszy:
• sala konferencyjna klimatyzowana (w ustawieniu w podkowę) wraz z wyposażeniem i dostępem do Internetu: (nagłośnienie: minimum 2 mikrofony), ekran, rzutnik multimedialny, flipchart);
• przerwa kawowa ciągła (kawa, herbata, soki, woda mineralna, ciasto/ciastka);
• obiad dla uczestników spotkania w formie bufetu, w tym min.:
- dania gorące: dwa rodzaje zup, 2 dania na ciepło (jedno z mięsa, jedno z ryb),
- bar sałatkowy,
- ciasta i/lub desery,
- zimne napoje;
• kolacja w formie bufetu (dania gorące i zimne oraz owoce, napoje, kawa i herbata);
• nocleg wraz ze śniadaniem dla około 10 osób, preferowana forma zakwaterowania: pokój 1 osobowy/ 2-osobowy do pojedynczego wykorzystania;
• bezpłatny parking.

b) 19 września - dzień drugi:
• sala konferencyjna klimatyzowana (w ustawieniu w podkowę) wraz z wyposażeniem i dostępem do Internetu: (nagłośnienie: minimum 2 mikrofony), ekran, rzutnik multimedialny, flipchart);
• przerwa kawowa ciągła (kawa, herbata, soki, woda mineralna, ciasto/ciastka);
• obiad dla uczestników spotkania w formie bufetu, w tym min.:
- dania gorące: dwa rodzaje zup, 2 dania na ciepło (jedno z mięsa, jedno z ryb),
- bar sałatkowy,
- ciasta i/lub desery,
- zimne napoje;
• bezpłatny parking.

Prosimy o nadsyłanie:
1. Podpisanej oferty przygotowanej zgodnie z załączonym wzorem, zawierającej następujące elementy:
• łączną cenę brutto i netto usługi;
• cena brutto i netto przypadająca na 1-go uczestnika w rozbiciu na poszczególne usługi;
• propozycje zestawów menu 2 x obiad i 1 x kolacja;
• propozycje dodatkowych usług
2. Oświadczenia o braku prac remontowo-konserwatorskich w hotelu oraz w jego bezpośrednim otoczeniu w czasie realizacji usługi wskazanej w niniejszym zaproszeniu.

Całkowite koszty organizacji spotkania pokryje Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego ze środków Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2014-2013. Forma płatności: przelewem na konto Wykonawcy w ciągu 14 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT.

Kryteria oceny ofert
Oprócz ceny pod uwagę będą brane takie kryteria jak: standard oferowanych usług, atrakcyjność menu oraz propozycje dodatkowych usług.

Oferty należy przesłać najpóźniej do 10 września br. do godz. 15.00 na poniższy adres poczty elektronicznej lub drogą pocztową.

Osoba do kontaktu:
Małgorzata Iwanicka
Biuro Programowania
Departament Polityki Regionalnej
Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego
ul. Kościuszki 83
10-552 Olsztyn
tel. 89 52 19 317; fax: 89 521 93 09
m.iwanicka@warmia.mazury.pl

*Zamawiający proponuje, by koszt usługi hotelarskiej został naliczony według faktycznego wykorzystania, natomiast koszt usługi restauracyjnej według planowanej liczby osób. Planowana liczba osób korzystających z usługi restauracyjnej i hotelarskiej zostanie podana najpóźniej na 2 dni przed ostatecznym terminem spotkania.