Departament Polityki Regionalnej w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie zaprasza do złożenia oferty na wykonanie usługi polegającej na zapewnieniu zaplecza konferencyjnego a także hotelowo-gastronomicznego na potrzeby organizacji spotkania – Grupy Roboczej ds. Programu Operacyjnego Warmia i Mazury 2014-2020.
1. Termin: 22-23 sierpnia 2013 r.
2. Uczestnicy warsztatów: Grupa Robocza ds. RPO
3. Razem ok. 30 osób*  
4. Miejsce realizacji: hotel na terenie województwa warmińsko-mazurskiego
z wyłączeniem Olsztyna, posiadający standard co najmniej trzy gwiazdkowy lub odpowiadający kryterium hotelu trzy gwiazdkowego.
5. Usługi:
a) 22 sierpień - dzień pierwszy:
• sala konferencyjna klimatyzowana (w ustawieniu w podkowę) wraz z wyposażeniem i dostępem do Internetu: (nagłośnienie: minimum dwa mikrofony, ekran, flipchart, rzutnik multimedialny), na stołach dla uczestników spotkania winna być dostępna woda gazowana/niegazowana (donoszona w razie potrzeby);
• dodatkowa sala umożliwiająca przeprowadzenie warsztatów w dwóch podgrupach;
• bezpłatny parking;
• przerwa kawowa ciągła (kawa, herbata, soki, woda min., ciasto/ciastka);
• obiad w formie bufetu:
dania gorące: dwa rodzaje zup, min. 2 dania na ciepło (min. jedno z mięsa, min. jedno z ryb),
zimne przekąski,
bar sałatkowy,
ciasta świeże i desery,
świeże owoce, zimne napoje, kawa, herbata;
• kolacja w formie grilla;
• nocleg wraz ze śniadaniem (preferowana forma zakwaterowania: pokój 1-osobowy/ 2-osobowy do pojedynczego wykorzystania)
b) 23 sierpnia - dzień drugi:
• sala konferencyjna klimatyzowana (w ustawieniu w podkowę) wraz z wyposażeniem i dostępem do Internetu: (nagłośnienie: minimum dwa mikrofony, ekran, flipchart, rzutnik multimedialny), na stołach dla uczestników spotkania winna być dostępna woda gazowana/niegazowana (donoszona w razie potrzeby);
• dodatkowa sala umożliwiająca przeprowadzenie warsztatów w dwóch podgrupach;
• bezpłatny parking;
• przerwa kawowa ciągła (kawa, herbata, soki, woda min., ciasto/ciastka);
• obiad w formie bufetu:
dania gorące: dwa rodzaje zup, min. 2 dania na ciepło (min. jedno z mięsa, min. jedno z ryb), zimne przekąski,
bar sałatkowy,
ciasta świeże i desery,
świeże owoce, zimne napoje, kawa, herbata;

Prosimy o nadsyłanie:
1. Podpisanej oferty przygotowanej zgodnie z załączonym wzorem, zawierającej następujące elementy:
• łączną cenę brutto i netto usługi;
• cena brutto i netto przypadająca na 1-go uczestnika w rozbiciu na poszczególne usługi;
• propozycje zestawów menu 2 x obiad i 1 x kolacja;
• propozycje dodatkowych usług
2. Oświadczenia o braku prac remontowo-konserwatorskich w hotelu oraz w jego bezpośrednim otoczeniu w czasie realizacji usługi wskazanej w niniejszym zaproszeniu.

Całkowite koszty organizacji spotkania pokryje Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego ze środków Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013. Forma płatności: przelewem na konto Wykonawcy w ciągu 14 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT.

Kryteria oceny ofert:
Podczas oceny ofert Zamawiający weźmie pod uwagę: standard oferowanych usług, cenę brutto oraz propozycje dodatkowych usług.

Oferty należy przesłać najpóźniej do 12 sierpnia 2013 r. do godziny 15.00 na poniższy adres poczty elektronicznej lub drogą pocztową.

Osoba do kontaktu:
Dorota Brzozowska
Biuro Programowania
Departament Polityki Regionalnej
Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego
ul. Kościuszki 83
10-552 Olsztyn
tel. 89 52 19 316; fax: 89 521 93 09
dorota.brzozowska@warmia.mazury.pl

*Zamawiający proponuje, by koszt usługi hotelarskiej został naliczony według faktycznego wykorzystania, natomiast koszt usługi restauracyjnej wg. planowanej liczby osób. Planowana liczba osób korzystających z usługi restauracyjnej zostanie podana najpóźniej na 2 dni przed ostatecznym terminem spotkania.