Zaproszenie do złożenia oferty-organizacja konferencji
Departament Polityki Regionalnej w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie zaprasza do złożenia oferty na wykonanie usługi polegającej na zapewnieniu zaplecza konferencyjnego a także hotelowo-gastronomicznego na potrzeby organizacji spotkań związanych z aktualizacją Strategii rozwoju społeczno-gospodarczego województwa warmińsko-mazurskiego do roku 2020.
1. Terminy:
- 8 – 9 stycznia 2013 r. – warsztaty strategiczne Zespołu Zadaniowego ds. Planowania Strategicznego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie;
- 10 – 11 stycznia 2013 r. – warsztaty strategiczne Zespołu ds. Aktualizacji Strategii Rozwoju Społeczno-Gospodarczego Województwa Warmińsko-Mazurskiego.
2. Uczestnicy warsztatów: przedstawiciele Zespołu ds. Aktualizacji Strategii Rozwoju Społeczno-Gospodarczego Województwa Warmińsko-Mazurskiego i Zespołu Zadaniowego ds. Planowania Strategicznego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie (m.in. Członkowie Zarządu Województwa Warmińsko-Mazurskiego, kadra kierownicza Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie, przedstawiciel Wojewody Warmińsko-Mazurskiego, przedstawiciele szkół wyższych, przedstawiciele miast, powiatów i gmin z terenu województwa oraz samorządu gospodarczego i zawodowego).
3. Razem ok. 85 osób tj. :
- 8 – 9 stycznia 2013 r. – około 40 osób;
- 10 – 11 stycznia 2013 r. – około 45 osób;
pomiędzy warsztatami tj. z 9 na 10 stycznia 2013 r. z noclegu będzie korzystało około 10 osób bez zmiany pokoi.
4. Miejsce realizacji: hotel na terenie województwa warmińsko-mazurskiego o standardzie minimum trzygwiazdkowym albo odpowiadający standardem hotelowi trzygwiazdkowemu. Preferowana lokalizacja obiektów – miasto Gołdap i okolice w odległości ok. 50 km od Gołdapi (z uwagi na planowaną wizytę studyjną obejmującą poznanie dobrych praktyk w realizacji projektów na terenie Gołdapi).
5. Usługi:
a. Dzień pierwszy:
- sala konferencyjna wraz z wyposażeniem: nagłośnienie, ekran, dostęp do Internetu, flipchart, rzutnik multimedialny;
- bezpłatny parking;
- przerwa kawowa ciągła;
- lunch (bufet);
- uroczysta kolacja w formie bufetu / stołu szwedzkiego;
- nocleg (preferowana forma zakwaterowania: pokój 1-osobowy/ 2-osobowy do pojedynczego wykorzystania).
b. Dzień drugi:
- śniadanie (jeżeli nie jest wliczone w cenę noclegu);
- sala konferencyjna wraz z wyposażeniem: nagłośnienie, ekran, dostęp do Internetu, flipchart, rzutnik multimedialny;
- bezpłatny parking;
- przerwa kawowa ciągła;
- lunch (bufet);
- kolacja serwowana lub bufet (dla grupy około 10 osób pozostających w hotelu pomiędzy warsztatami);
- nocleg bez zmiany pokoi (dla grupy około 10 osób pozostających w hotelu pomiędzy warsztatami).
c) Dzień trzeci:
- śniadanie (dla grupy około 10 osób pozostających w hotelu pomiędzy warsztatami) jeżeli nie jest wliczone w cenę noclegu;
- sala konferencyjna wraz z wyposażeniem: nagłośnienie, ekran, dostęp do Internetu, flipchart, rzutnik multimedialny;
- bezpłatny parking;
- przerwa kawowa ciągła;
- lunch (bufet);
- uroczysta kolacja w formie bufetu / stołu szwedzkiego;
- nocleg (preferowana forma zakwaterowania: pokój 1-osobowy/ 2-osobowy do pojedynczego wykorzystania).
d) Dzień czwarty:
- śniadanie (jeżeli nie jest wliczone w cenę noclegu);
- sala konferencyjna wraz z wyposażeniem: nagłośnienie, ekran, dostęp do Internetu, flipchart, rzutnik multimedialny;
- bezpłatny parking;
- przerwa kawowa ciągła;
- lunch (bufet).
Prosimy o nadsyłanie oferty zawierającej następujące elementy:
- łączna cena brutto i netto usługi (wynajem sali wraz z wyposażeniem, 4 x ciągła przerwa kawowa, 4 x lunch, 2 x uroczysta kolacja w formie bufetu, 1 x kolacja serwowana lub w formie bufetu, noclegi);
- cena brutto i netto przypadająca na 1-go uczestnika w rozbiciu na poszczególne usługi (zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania ofertowego);
- propozycje usług dodatkowych;
zgodnie z formularzem ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania oraz dodatkowo propozycje zestawów menu.
Całkowite koszty organizacji spotkania pokryje Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego. Forma płatności: przelewem na konto Wykonawcy w ciągu 14 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT.
Kryteria oceny ofert:
Oprócz ceny pod uwagę będą brane takie kryteria jak: standard oferowanych usług (np. oferowane menu) oraz inne usługi dodatkowe.
Oferty należy przesłać najpóźniej do 27.12.2012 r. do godziny 11:00 na poniższy adres poczty elektronicznej lub drogą pocztową.
Osoba do kontaktu:
Oksana Sycz
Biuro Programowania
Departament Polityki Regionalnej
Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego
ul. Kościuszki 83
10-552 Olsztyn
tel. 89 52 19 318
o.sycz@warmia.mazury.pl
« na górę
Pliki do pobrania
Dodano 2012-12-17
