W związku z licznymi pytaniami Beneficjentów dotyczącymi formy składania do Instytucji Zarządzającej RPO WiM (IZ) wzorów/projektów dokumentacji przetargowej oraz dokumentacji po rozstrzygnięciu postępowania o zamówienie oraz mając na uwadze zapewnienie sprawnego przebiegu weryfikacji przekazanej dokumentacji Instytucji Zarządzającej RPO WiM informuje:


1. Wzory/projekty dokumentacji przetargowej składane przez Beneficjentów w celu uzyskania opinii Instytucji Zarządzającej RPO WiM dotyczącej zgodności przekazanej dokumentacji z Wnioskiem o dofinansowanie projektu (zgodnie z art. 11 Umowy o dofinansowanie projektu) powinny zostać podpisane przez osobę upoważnioną do podejmowania decyzji wiążących w imieniu Beneficjenta oraz potwierdzone imienną pieczęcią. W przypadku nieposiadania imiennej pieczęci należy złożyć czytelny podpis oraz pieczęć instytucji. IZ dopuszcza możliwość podpisania w/w dokumentów przez osobę posiadającą pełnomocnictwo do tej czynności, wystawione przez osobę upoważnioną do podejmowania decyzji wiążących w imieniu Beneficjenta. Strony dokumentacji powinny zostać kolejno ponumerowane i parafowane. Dokumentacja powinna być trwale spięta (w sposób uniemożliwiający wyjęcie lub zamianę stron).


2. Dokumentacja poprzetargowa tj. dokumentacja po rozstrzygnięciu postępowania o zamówienie (zgodnie z art. 11 Umowy o dofinansowanie projektu), przekazywana do Instytucji Zarządzającej RPO WiM w celu jej zaopiniowania pod względem zgodności z zakresem podmiotowym i przedmiotowym Wniosku o dofinansowanie projektu, powinna zostać potwierdzona za zgodność z oryginałem (od strony do strony) przez osobę upoważnioną do podejmowania decyzji wiążących w imieniu Beneficjenta i opatrzona imienną pieczęcią. W przypadku nieposiadania imiennej pieczęci należy złożyć czytelny podpis oraz pieczęć instytucji. IZ dopuszcza możliwość potwierdzania za zgodność z oryginałem w/w dokumentów przez osobę posiadającą pełnomocnictwo do tej czynności, wystawione przez osobę upoważnioną do podejmowania decyzji wiążących w imieniu Beneficjenta. Strony dokumentacji powinny zostać kolejno ponumerowane i parafowane. Dokumentacja powinna być trwale spięta (w sposób uniemożliwiający wyjęcie lub zamianę stron).