W związku z licznymi pytaniami Beneficjentów dotyczącymi konieczności stosowania Komunikatu z dnia 28.05.2009 r., Instytucja Zarządzająca RPO WiM wyjaśnia, iż Beneficjenci zwolnieni „przedmiotowo” i „podmiotowo” ze stosowania ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (PZP) (Dz. U. z 2010 r., Nr 113, poz. 759 z póź. zm.) nie posiadają pełnej swobody w wyborze wykonawcy/dostawcy.

Orzecznictwo Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości wskazuje, iż pomimo wyłączenia pewnych zamówień z zakresu dyrektyw wspólnotowych w sprawie zamówień publicznych, instytucje zamawiające zobowiązane są do przestrzegania podstawowych postanowień określonych w Traktacie o Funkcjonowaniu Unii Europejskiej.
Normy zaczerpnięte z traktatu mają zastosowanie dla zamówień, które są wystarczająco powiązane z funkcjonowaniem rynku wewnętrznego powodującego, iż podmioty gospodarcze z siedzibą w innych państwach członkowskich byłyby zainteresowane przedmiotowym zamówieniem.
Decyzję o tym czy dane zamówienia ma znaczenie dla rynku wewnętrznego podejmuje Beneficjent.
Normy dotyczące postępowań w przypadku zamówień mających znaczenie dla rynku wewnętrznego zostały zawarte w Komunikacie Wyjaśniającym Komisji dotyczącym prawa wspólnotowego obowiązującego w dziedzinie udzielania zamówień publicznych, które nie są lub są jedynie częściowo objęte dyrektywami w sprawie zamówień publicznych (Komunikat KE z dn. 01.08.2006, nr 2006/C 179/02).

Należy podkreślić, iż w przypadku Beneficjentów należących do sektora finansów publicznych brak obowiązku stosowania procedur określonych w ustawie PZP nie oznacza zupełnej swobody przy zawieraniu umów poniżej 14 000 euro.
Art. 4 pkt 8 ustawy PZP zwalnia Beneficjenta z obowiązku stosowania procedur określonych w ustawie, jednakże w dalszym ciągu zamówienia poniżej wskazanego progu są zamówieniami publicznymi, jeżeli w wyniku zlecenia dojdzie do zawarcia odpłatnej umowy z wykonawcą. Jednocześnie Beneficjent będący jednostką sektora finansów publicznych powinien ponosić wydatki zgodnie z zasadami określonym w art. 44 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., poz. 157 nr 1240 z póź. zm.).

Reasumując w przypadku zamówień nie mających znaczenia dla rynku wewnętrznego UE, Beneficjenci należący do sektora jednostki finansów publicznych posiadający wewnętrzne regulacje w zakresie udzielania zamówień publicznych poniżej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 euro powinni udzielać zamówień w oparciu o zapisy obowiązującego w jednostce regulaminu.
Natomiast Beneficjenci nie posiadający wewnętrznych regulacji oraz zwolnieni „podmiotowo” ze stosowania ustawy PZP zobowiązani są do wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców lub do zamieszczenia zapytania ofertowego na swojej stronie internetowej (o ile taką posiada) i zamieszczania zapytania ofertowego w swojej siedzibie.

Jednocześnie wszyscy Beneficjenci RPO WiM zobowiązani są do:
- dołożenia wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności przy wyłanianiu przez Beneficjenta wykonawcy do realizacji usług, dostaw lub robót budowlanych w ramach realizowanego Projektu,
- wyboru wykonawcy w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie i jakościowo ofertę,
- dokumentowania wydatków w sposób umożliwiający terminową realizację Projektu,
- dokumentowania wszystkich ww. czynności.