Departament Polityki Regionalnej w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie zaprasza do złożenia oferty na wykonanie usługi polegającej na zapewnieniu zaplecza konferencyjnego a także hotelowo-gastronomicznego na potrzeby organizacji seminarium – „Podsumowanie planowania strategicznego w województwie warmińsko-mazurskim w latach 2011-2013”.

1. Termin: 12 – 14 maja 2013 r.

2. Uczestnicy warsztatów: członkowie Zespołu ds. Aktualizacji Strategii Rozwoju Społeczno-Gospodarczego Województwa Warmińsko-Mazurskiego i Zespołu Zadaniowego ds. Planowania Strategicznego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie (m.in. Członkowie Zarządu Województwa Warmińsko-Mazurskiego, kadra kierownicza Urzędu Marszałkowskiego Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie, przedstawiciel Wojewody Warmińsko-Mazurskiego, przedstawiciele szkół wyższych, przedstawiciele miast, powiatów i gmin z terenu województwa).

3. Razem ok. 60 osób* tj. :
a. 12 – 13 maja 2013 r. - ok. 3 osób
b. 13 – 14 maja 2013 r. – około 60 osób

4. Miejsce realizacji: hotel zlokalizowany w Gołdapi, odpowiadający standardem hotelowi minimum trzygwiazdkowemu. Klimatyzowana sala konferencyjna na 60 osób z wyposażeniem m.in. w rzutnik multimedialny, nagłośnienie, ekran, dostęp do Internetu, flipchart.

5. Usługi:
a) Nocleg wraz ze śniadaniem z 12 na 13 maja w pokoju jednoosobowym dla ok. 3 osób.
b) 13 maja - dzień pierwszy:
• sala konferencyjna wraz z wyposażeniem m.in.: rzutnik multimedialny, nagłośnienie, ekran, dostęp do Internetu, flipchart;
• bezpłatny parking;
• przerwa kawowa ciągła;
• obiad;
• kolacja w formie grilla;
• nocleg wraz ze śniadaniem (preferowana forma zakwaterowania)
- 60 pokoi jedno osobowych (w tym ok. trzy dla osób pozostających w hotelu od 12 maja)
lub
- 5 pokoi 1 osobowych (w tym ok. trzy dla osób pozostających w hotelu od 12 maja)
- 28 pokoi dwuosobowych;
c) 14 maja - dzień drugi:
• śniadanie
• sala konferencyjna wraz z wyposażeniem m.in.: rzutnik multimedialny, nagłośnienie, ekran, dostęp do Internetu, flipchart;
• bezpłatny parking;
• przerwa kawowa zorganizowana na terenie miasta Gołdap;
• obiad.

Prosimy o nadsyłanie:
1. Podpisanej oferty przygotowanej zgodnie z załączonym wzorem, zawierającej następujące elementy:
• łączną cenę brutto i netto usługi;
• cena brutto i netto przypadająca na 1-go uczestnika w rozbiciu na poszczególne usługi;
• warianty noclegów wraz ze śniadaniem w pokojach jedno- i dwuosobowych - cena brutto i netto;
• propozycja miejsca organizacji przerwy kawowej na terenie miasta Gołdap;
wraz z propozycją zestawów menu 2 x obiad i 1 x kolacja.

2. Oświadczenia o braku prac remontowo-konserwatorskich w hotelu oraz w jego bezpośrednim otoczeniu w czasie realizacji usługi wskazanej w niniejszym zaproszeniu.

Całkowite koszty organizacji spotkania pokryje Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego ze środków Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013. Forma płatności: przelewem na konto Wykonawcy w ciągu 14 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT.

Kryteria oceny ofert:
Podczas oceny ofert Zamawiający weźmie pod uwagę proponowaną cenę brutto oraz atrakcyjność zestawów menu.

Oferty należy przesłać najpóźniej do 6 maja 2013 r. do godziny 12.00 na poniższy adres poczty elektronicznej lub drogą pocztową.

Osoba do kontaktu:
Dorota Brzozowska
Biuro Programowania
Departament Polityki Regionalnej
Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego
ul. Kościuszki 83
10-552 Olsztyn
tel. 89 52 19 316
Dorota.brzozowska@warmia.mazury.pl

* Zamawiający proponuje, by koszt usługi hotelarskiej został naliczony według faktycznego wykorzystania, natomiast koszt usługi restauracyjnej wg. planowanej liczby osób. Planowana liczba osób korzystających z usługi restauracyjnej zostanie podana najpóźniej na 2 dni przed ostatecznym terminem spotkania.