Departament Polityki Regionalnej w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie zaprasza do złożenia oferty na wykonanie usługi polegającej na zapewnieniu zaplecza hotelarsko-restauracyjnego, a także sprzętu oraz kompleksowej obsługi technicznej w zakresie tłumaczenia symultanicznego dla około 32 osób na potrzeby spotkania związanego z aktualizacją Strategii rozwoju społeczno-gospodarczego województwa warmińsko-mazurskiego do roku 2020. 

1. Termin spotkania: 24 stycznia 2013 roku. Zamawiający dopuszcza możliwość skorzystania z usług Wykonawcy wymienionych w pkt 4 lit. a) w dniu 23 stycznia 2013 roku.
2. Uczestnicy spotkania: ok. 32 osób.
3. Miejsce realizacji: hotel na terenie miasta Elbląg o standardzie minimum trzygwiazdkowym (zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie). Miejsce spotkania wybrano z uwagi na bliskie położenie portu lotniczego w Gdańsku, granicy z Obwodem Kaliningradzkim FR
oraz Zalewu Wiślanego/Kaliningradzkiego, który będzie stanowił jeden z wiodących tematów dyskusji podczas spotkania.
4. Usługi:
a) w dniu 24 stycznia 2013*
− sala konferencyjna dla około 32 osób z wyposażeniem w postaci: rzutnika multimedialnego, ekranu, nagłośnienia, mikrofonów, dostępu do Internetu, a także obsługa oraz sprzęt do tłumaczenia symultanicznego w postaci: dwóch kabin, urządzeń do tłumaczenia, odbiorników, nagłośnienia i mikrofonów;
− bezpłatny parking;
− szatnia;
− stolik recepcyjny do rejestracji uczestników;
− udział w spotkaniu minimum jednej osoby oddelegowanej przez Wykonawcę w celu obsługi techniczno-organizacyjnej;
− ciągła przerwa kawowa;
− obiad dla uczestników spotkania w formie stołu szwedzkiego;

b) opcjonalnie w dniu 23 stycznia 2013 r. (o tym, czy Zamawiający skorzysta z tej części usług oraz liczbie osób, dla których usługi byłyby świadczone, Wykonawca zostanie poinformowany do dnia 21 stycznia 2013 r.):
− kolacja dla około 15 osób;
− nocleg w pokojach jednoosobowych dla około 4 osób.

Prosimy o przysyłanie ofert na załączonym formularzu, uwzględniając w szczególności następujące elementy:
• całkowitą cenę brutto i netto usług wymienionych w pkt 4;
• cenę brutto i netto przypadającą na jednego uczestnika spotkania w rozbiciu na poszczególne usługi, dla których możliwe jest określenie kosztu jednostkowego;
• propozycję MENU dotyczącą: kolacji w dniu 23 stycznia 2013 r. oraz przerwy kawowej i obiadu w dniu 24 stycznia 2013 r. (proszę o ujęcie propozycji MENU w osobnym pliku),
• propozycje ewentualnych usług dodatkowych w ramach przedstawionych cen.

Całkowite koszty organizacji spotkania pokryje Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego w Olsztynie ze środków Pomocy Technicznej Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013. Płatność nastąpi przelewem na konto Wykonawcy w ciągu 21 dni od dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT.

Kryteria oceny ofert:
Głównym kryterium wyboru oferty będzie cena. Ponadto pod uwagę będą brane: standard oferowanych usług, atrakcyjność MENU oraz ewentualne usługi dodatkowe.

Oferty należy przesłać najpóźniej do 8 stycznia 2013 r. do godziny 15:00 na poniższy adres poczty elektronicznej lub drogą pocztową na wskazany poniżej adres.

Osoba do kontaktu:
Radosław Kapela
Biuro Współpracy Terytorialnej
Departament Polityki Regionalnej
Urząd Marszałkowski Województwa Warmińsko-Mazurskiego
ul. Kościuszki 83
10-552 Olsztyn
tel. 89 52 19 324
r.kapela@warmia.mazury.pl

*Zamawiający proponuje, by koszt usługi hotelarsko-restauracyjnej został naliczony według faktycznego wykorzystania. Planowana liczba osób korzystających z usługi zostanie podana najpóźniej na 2 dni przed ostatecznym terminem spotkania, tj. 22 stycznia 2013 r.